Privacybeleid

Uw privacy is belangrijk voor ons. Dit beleid legt uit hoe wij met uw gegevens omgaan.

Laatst bijgewerkt: Januari 2026

Samenvatting

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om onze facturatiedienst te leveren
Uw gegevens worden veilig opgeslagen binnen de Europese Unie
Wij verkopen nooit uw persoonlijke gegevens aan derden
U heeft volledige controle over uw gegevens onder de AVG

1. Inleiding

Smart PEPPOL ("wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u ons facturatieplatform en mobiele applicaties (gezamenlijk de "Dienst") gebruikt.

Wij zijn gevestigd in België en voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming. Door onze Dienst te gebruiken, gaat u akkoord met het verzamelen en gebruiken van informatie in overeenstemming met dit beleid.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke gegevens is:

Smart PEPPOL - NEO COMPANY SRL
Grand Place 24
7100 La Louvière
België
support@smartpeppol.be

3. Informatie die wij verzamelen

3.1 Informatie die u verstrekt

Accountinformatie: Naam, e-mailadres, wachtwoord en profielinformatie bij het aanmaken van uw account.

Organisatiegegevens: Bedrijfsnaam, BTW-nummer, ondernemingsnummer, adres en PEPPOL-deelnemer-ID.

Factuurgegevens: Klantinformatie, leveranciersinformatie, factuurdetails, regelitems en betalingsinformatie.

Communicatiegegevens: Informatie die u verstrekt wanneer u contact opneemt met ons supportteam of feedback indient.

3.2 Automatisch verzamelde informatie

Apparaatinformatie: Apparaattype, besturingssysteem, unieke apparaat-identificatoren en mobiele netwerkinformatie.

Gebruiksgegevens: Bezochte pagina's, gebruikte functies, tijd besteed aan de Dienst en interactiepatronen.

Loggegevens: IP-adres, browsertype, toegangstijden en verwijzende URL's.

Push-notificatietokens: Als u push-notificaties inschakelt, verzamelen wij apparaattokens om notificaties te bezorgen.

3.3 Informatie van derden

PEPPOL-netwerk: Wanneer u documenten verzendt of ontvangt via PEPPOL, verwerken wij de transactiegegevens die via het netwerk worden uitgewisseld.

Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO): Wij kunnen openbaar beschikbare bedrijfsinformatie ophalen om het aanmaken van klanten te vergemakkelijken.

4. Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij gebruiken de verzamelde informatie om:

Onze Dienst te leveren, onderhouden en verbeteren
Facturen te verwerken en verzenden via het PEPPOL-netwerk
PDF-facturen te genereren en per e-mail te verzenden
Gebruikers te authenticeren en accounts te beheren
Transactionele notificaties te verzenden
Te reageren op ondersteuningsverzoeken
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Fraude te detecteren, voorkomen en aanpakken
Gebruikspatronen te analyseren om de gebruikerservaring te verbeteren

5. Rechtsgrondslag voor verwerking

Onder de AVG verwerken wij uw persoonlijke gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van contract

Verwerking die nodig is om onze Dienst te leveren zoals overeengekomen in onze Algemene Voorwaarden.

Wettelijke verplichting

Verwerking die vereist is om te voldoen aan Belgische en EU-wetgeving (bijv. fiscale bewaarplicht).

Gerechtvaardigd belang

Verwerking voor fraudepreventie, beveiliging en serviceverbetering.

Toestemming

Wanneer u uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven (bijv. marketingcommunicatie).

6. Gegevens delen en openbaarmaking

Wij kunnen uw informatie delen met:

PEPPOL Access Point-providers: Om documenten via het PEPPOL-netwerk te verzenden.

Dienstverleners: Externe leveranciers die ons helpen bij het exploiteren van onze Dienst (hosting, e-mailverzending, betalingsverwerking).

Zakelijke partners: Met uw toestemming, om integraties met boekhoudsoftware of andere diensten te faciliteren.

Juridische autoriteiten: Wanneer wettelijk vereist, op bevel van de rechtbank, of om onze juridische rechten te beschermen.

Bedrijfsoverdrachten: In verband met een fusie, overname of verkoop van activa.

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet aan derden.

7. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig om:

U onze Dienst te leveren
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen (facturen moeten 7 jaar worden bewaard volgens Belgisch recht)
Geschillen op te lossen en onze overeenkomsten te handhaven

Wanneer u uw account verwijdert, zullen wij uw persoonlijke gegevens binnen 30 dagen verwijderen of anonimiseren, tenzij bewaring wettelijk vereist is.

8. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen:

🔒

Versleuteling

Gegevens versleuteld tijdens transport (TLS) en in rust

🔐

Authenticatie

Veilige authenticatiemechanismen

🛡️

Beveiligingsaudits

Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en updates

👥

Toegangscontroles

Beperkte gegevenstoegang tot geautoriseerd personeel

🇪🇺

EU-hosting

Veilige infrastructuur binnen de EU

9. Uw rechten (AVG)

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

Inzage

Een kopie van uw persoonlijke gegevens opvragen

Rectificatie

Correctie van onjuiste gegevens verzoeken

Wissing

Verwijdering van uw gegevens verzoeken ("recht om vergeten te worden")

Beperking

Beperking van verwerking verzoeken

Gegevensoverdraagbaarheid

Uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat

Bezwaar

Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Intrekking toestemming

Uw toestemming op elk moment intrekken

Om deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via . Wij reageren binnen 30 dagen.support@smartpeppol.be

10. Internationale gegevensoverdrachten

Uw gegevens worden voornamelijk opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Als wij gegevens buiten de EU/EER overdragen, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals Standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

11. Privacy van kinderen

Onze Dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van kinderen. Als u denkt dat wij gegevens van een kind hebben verzameld, neem dan contact met ons op.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de datum "Laatst bijgewerkt" bij te werken. Uw voortgezet gebruik van de Dienst na wijzigingen vormt aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

13. Contact opnemen

Vragen over dit beleid?

Smart PEPPOL - NEO COMPANY SRL
Grand Place 24
7100 La Louvière, België
support@smartpeppol.be

Een klacht indienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35
1000 Brussel, België
www.dataprotectionauthority.be